SharePointは共有が主たる機能ですが、業務に合わせて機能を作り込むと制限の壁にあたります。
一般的なアクセス権は「編集できる権限」と「閲覧できる権限」の２種に分かれますが、
”情報は共有したいが持ち出されないようにしたい”というニーズが有るときは
”ダウンロードと印刷ができないようにしたい”という制御が必要です。
Microsoft365のSharePointはその制御が可能ですので、設定手順について解説します。
目次 |
SharePointサイトのアクセス許可設定 |
まずはSharePointのサイト設定から始めますが、前提条件を理解しておきましょう。
※前提条件
サイト閲覧者だけに登録されているメンバーはダウンロードができません。
サイト所有者とサイトメンバー（制限付き制御）として登録されているユーザーはダウンロードできます。
ということなので、制限を掛けたいユーザーは誰であるかを最初にピックアップし、グループにまとめておくことを推奨します。
１．制限をしたいサイトにアクセスします。（または新規に作成します。）
２．サイト画面の右上にある歯車アイコンをクリックし、「サイトのアクセス許可」を開きます。
３．「メンバーの追加」ボタンをクリックし、「サイトの共有のみ」を選択します。
４．検索ボックスにグループ名（またはユーザー名）を入力すると、グループ（またはユーザー）がリストされるのでその中から任意のグループ（またはユーザー）を選択します。
５．メールの送信のチェックボックスを外して「追加」ボタンをクリックします。
６．アクセス許可画面に戻ったら、サイトメンバー制限付き制御を展開し、追加したグループの下に表示された「編集」をクリックし、「読み取り」に変更します。
７．追加したグループ（またはユーザー）が”サイト閲覧者”に変わっていることを確認します。
ここまでの手順がSharePointの基本設定です。
印刷とダウンロード制限に関係なく、閲覧者を設定する場合はこの手順で設定してください。
ドキュメントライブラリの設定 |
SharePointのドキュメントライブラリでは、ファイルにもフォルダーにも印刷とダウンロード禁止を設定できますが、制限をかけたい文書が特定されていることが多いので、フォルダーに対して印刷とダウンロード制限をかける設定について解説します。
これにより、制限が設定されたフォルダーに格納されたファイルは全て印刷とダウンロードができない状態になります。
１．ドキュメントライブラリを開きます。（または制限を設定したいドキュメントライブラリを作成します。）
２．「新規」ボタンをクリックし、「フォルダ」を選択します。
３．フォルダ名を入力して「作成」ボタンをクリックします。
４．作成されたフォルダの「･･･」をクリックし、「アクセス許可を管理」を選択します。
５．アクセス許可を管理のグループをクリックし、サイト閲覧者をクリックします。
６．”直接アクセス権：表示可能”の下の「表示可能」をクリックし、「ダウンロードできません」を選択し、「適用」をクリックします。
７．作成したフォルダーにPDFファイルを格納します。鉛筆に斜線がついていることを確認します。
８．閲覧者権限しかないユーザーで、サイトにアクセスしてPDFファイルを開きます。プレビュー画面の左上にダウンロードやプリンターのアイコンが表示されていないことを確認します。
以上で作成したフォルダ内に格納されるPDFおよびOfficeファイルはダウンロードおよび印刷ができない状態になったことが確認できました。
ちなみに印刷とダウンロードが制限されていないPDFファイルを開いたときは下図のようにダウンロードとプリンターのアイコンが表示されます。
今回の記事では印刷とダウンロード制御について解説しましたが、まだまだSharePointサイトを活用できていない中小企業が多いです。
Microsoft365はサブスクリプションで毎月（または毎年）定額の利用料を支払いますので、機能を使って業務効率を上げるないと損です。
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最後までお読みいただきありがとうございました。