前回の投稿ではSharePointのテンプレートを使ったワークフローの立ち上げについて解説しました。
テンプレートを使えば立ち上げまでは簡単なので、作りたいものによってはテンプレートのカスタマイズが手っ取り早いのでオススメです。
今回の記事では、前回作成した「承認付き出張申請」の項目を修正しながら、リストがどのような機能を持っているかを解説します。
目次 |
項目の変更 |
テンプレートから作成した承認付き出張申請で一番気になる入力項目は「航空運賃の概算」と「ホテルの料金」ですね。
流石に英語圏で作成された仕組みなので、通貨がドル＄になっています。
このままでは使えないので、まずはこの２の項目を修正してみましょう。
まずは承認付き出張申請を開きます。
※もしもこの記事から閲覧された方は、「承認付き出張申請」作成手順を解説した記事を先に御覧ください。
→SharePointのテンプレート「承認付き出張申請」ワークフローで簡単業務アプリ 【作成編】
リストが表示されたら、航空運賃列の▽をクリックし、「列の設定」から「編集」を選択します。
画面左側に列の編集が表示されます。
列の編集では
項目名である「名前」
項目の説明である「説明」
項目種を選ぶ「種類」
などが表示されます。
これらは列に入力するデータの形や制御を設定するもので、「承認付き出張申請」での航空運賃の概算はドルを数値で入力するように設定してあることがわかります。
一般的な日本の企業は航空運賃だけで入力するのはレアケースなので、
航空運賃の概算：出張交通費概算
説明：出張交通費の概算
番号シンボル：￥
小数点以下の桁数：０
に変更してみましょう。
修正できたら「保存」をクリックします。列の編集画面が閉じられ、リスト表示の列の名前が変わっていることが確認できます。
同じ様にホテル料金の概算も編集します。
まずはホテル料金の概算の▽をクリックし、「列の設定」から「編集」を選択します。
ホテル料金の概算は番号シンボルを「￥」、小数点以下の桁数を「０」に修正して、画面下部にある「その他のオプション」を展開してみてください。
その他のオプションは、項目の種類ごとに設定できる内容が変わります。
この項目は「数値」なので、３桁ごとにカンマを入れる「桁区切り記号を使用する」や、数字の最小値や最大値を設定することができます。
”この列に情報が含まれている必要があります”というのはいわゆる必須入力項目にするという意味です。
また”一意の値を適用”というのは項目に重複値を入力させないユニーク値にするという意味です。
この様に列の入力設定は概ねこの手順で操作できるのでとても簡単です。
選択肢項目の変更 |
続いて航空会社列に設定されている選択肢の項目を修正してみましょう。
選択肢とはその名の通り、あらかじめ用意しておいた選択肢から選ぶことで入力の手間を省くことができます。
承認付き出張申請では航空会社列で選択肢が使われているので、修正してみましょう。
まずは航空会社の▽をクリックし、「列の設定」から「編集」を選択します。
画面左側に列の編集が表示されます。
出張申請なので利用する交通手段を選択する項目に変更します。
一般的な移動手段である
在来線、新幹線、バス、航空機、タクシーを選択肢として設定します。
下記の画面に合わせて各項目を入力してみてください。
選択肢は値をクリックすると変更できます。
選択肢の右側にパレットアイコンとＸアイコンがあります。
パレットアイコンは選択肢の値が選ばれたときの色を変えることができます。
Ｘはその選択肢を削除したいときにクリックします。
続いてその他のオプションを展開しましょう。
もともとは航空会社を選ぶ様になっていましたが、交通手段を選ぶ仕様に変更するので、利用する全ての交通手段を選べるようにしなければなりません。
そのためには”複数選択を許可”を「はい」に変更する必要があります。
また交通手段が無いことはありえないので、必須入力項目にするため”この列に情報が含まれている必要があります”も「はい」に設定しましょう。
それぞれを設定できたら「保存」ボタンをクリックします。
これで気になるテンプレートの項目は変更することができました。
あまり難しいことをしなければこの程度でワークフローが使えるというのを理解していただけたと思います。
項目の追加 |
スタッフと話をしていたら、出張申請は出張で外出することだけでなく、高額の出張費が発生するので仮払金をもらうという役目もあるのではないか？と指摘がありました。
ということで、承認付き出張申請に足りない仮払金に関する項目を追加したいと思います。
仮払金に関する項目として
仮払金申請
仮払金額
の2つの項目を追加してみましょう。
まずは承認付き出張申請のリスト表示で画面を右側にスライドし、「＋列の追加」をクリックします。
列の作成が表示されたら、右側の選択肢の中から「はい/いいえ」を選び「次へ」をクリックします。
列の作成が表示されたら、
名前に”仮払金申請”、既定値で”いいえ”を選択して「保存」ボタンをクリックします。
承認付き出張申請のリスト表示に戻ったら、画面を右側にスライドし「＋列の追加」をクリックします。
列の作成が表示されたら、右側の選択肢の中から「数値」を選び「次へ」をクリックします。
列の作成が表示されたら、
名前に”仮払金額”、小数点以下の桁数で”0”を選択して「保存」ボタンをクリックします。
これで2つの項目が追加されました。
正しく追加れていることを確認するために、「＋新しいアイテムを追加」をクリックし、入力フォームを表示します。
画面を下にスライドすると、ホテルの料金の概算の下に「仮払金申請」と「仮払金額」が追加されていることが確認できます。
出張申請業務は会社ごとに様々なルールがあると思いますので、他の項目なども追加してみてください。
このような操作で項目の変更や追加ができることを理解していただけたと思います。
既存の業務手順を基準に考えると一から作りたくなると思いますが、
デジタル化やDXを推進するときは”必要最低限な手順に絞り込むこと”が重要なので
テンプレートでできることを事前に知っておくことで、
今の業務手順と比較・検討できるようにもなります。
次回は出張申請に関連する全体的な業務手順をMicrosoft365で実装するかを解説します。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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