Microsoft 365を導入する企業が増えています。Officeの買い切り版が廃止されたため、多くの企業がサブスクリプション型のMicrosoft 365に移行しているのが主な理由です。
数あるプランのなかで、Office以外にもTeams、Exchange、Outlookを利用できるBusiness Standardがよく選ばれており、SIerの多くが推奨しています。
SharePointは社内ポータルとしてだけでなく、情報を集めて管理する場所として非常に有用な機能を提供してくれますが、情報システム部門がない、あるいは一人で情報システムを担当している中小企業では、SharePointの活用が進んでいないことが多いですね。
日本製のグループウェアのように、日本企業向けの細かな機能はないものの、サブスクリプション型で毎月利用料を支払っている以上、利用可能な機能は最大限活用することがコスト面でも有利です。なので少しでも中小企業におけるSharePointの活用が進むことを期待してTipsを公開していきます。
目次 |
勉強用のSharePointサイトを作る |
何はともあれSharePointでサイトを作るところから始めましょう。
まず、Microsoft 365のポータルにログインし、画面右上のワッフルメニュー（9個の点）をクリックし、表示されたアイコンの中からSharePointをクリックします。
ホーム画面に移動したら、「+ サイトの作成」ボタンをクリックします。
ここで「チームサイト」を選択します。チームサイトは、プロジェクトや部門ごとに分かれた作業環境を提供し、メンバー間の情報共有と共同作業を円滑に進めるための最適なプラットフォームです。
次に、テンプレート選択画面が表示されます。Microsoftが数種類のテンプレートを用意していますが、今回はシンプルな標準サイトを選択します。テンプレートの確認画面に切り替わったら、「テンプレートを使用」をクリックします。
サイト名を入力します。サイト名はサイトのURLに反映されますので、この時点では英語名にしておくことをオススメします。
またサイト名はチームやプロジェクトの目的を反映したほうが分かりやすいので例えば、「マーケティングチーム」や「プロジェクトXチーム」など、チームの活動内容が一目でわかる名前にしましょう。
サイト名を入力したら、「次へ」をクリックします。
※サンプル画面は勉強用サイトとしてforstudysiteという名前にしました。
サイトの所有者とメンバーの追加画面に切り替わります。ここではこのSharePointサイトを利用するメンバーを登録します。SharePointは、メンバーとして追加されたアカウントにしかアクセス権が与えられません。なので作成したときに誰もメンバーを追加しなかった場合は、作成した人（所有者）だけが使えるサイトとなります。
なので新しくサイトを作成したときは、完成するまでの間はテストに参加してもらうメンバーだけに絞っておくと良いでしょう。
続けて言語とその他オプションの画面に切り替わります。ここでは言語が日本語になっていることを確認し、「サイトの作成」をクリックします。
程なくサイトが作成され、初期画面が表示されます。標準サイトはとてもシンプルな作りですね。
この時点ではサイト名が英語表記のままなので、画面右上の歯車アイコンをクリックし、表示されたメニューから「サイト情報」を選択します。サイト情報プロパティが表示されたら、サイト名を日本語表記に書き換えます。
ここまでがSharePointサイトの作成手順です。サイト作成まではさほど難しい作業ではありませんので、気軽に試してみてください。
承認付き出張申請をセットアップする |
続いて本題の「承認付き出張申請」ワークフローを使ってみましょう。このワークフローは、SharePointのリストをベースに作られており、テンプレートで提供されているのであっという間に立ち上げられます。
まずはSharePointサイトの「＋新規」をクリックし、表示されたメニューから「リスト」を選択します。リスト作成画面に変わったら、テンプレートの中から「承認付き出張申請」をクリックします。
承認付き出張申請の説明画面が表示されたら、「テンプレートを使用」をクリックします。名前の入力画面が表示されたら、必要に応じて名前を変更し「作成」ボタンをクリックします。
承認付き出張申請リストが表示されたらセットアップ完了です。
データを登録して使ってみる |
承認付き出張申請リストが完成したら、どのように使えるのかをテストしましょう。
まずはデータを登録してみます。
承認付き出張申請リスト画面にある「＋新しいアイテムを追加」をクリックします。
新しいアイテム画面が表示されたら、各項目を入力します。
まずはテストなので全ての項目を入力してみてください。
入力できたら「保存」ボタンをクリックします。
保存できたらリストに入力したデータが表示されます。リストを見ると入力していない「承認の状況」という項目があることに気づきます。
続いてこの「承認の状況」をクリックします。
承認要求画面が表示されます。画面に「承認者には、Teamsの承認アプリで通知されます。」と記載がありますので、承認者に承認して欲しいユーザーを入力します。
ここでひとつ注意があります。SharePointサイトを作成したときに、メンバーを登録する場所があったと思います。SharePointは初期値では所有者しか利用できないので、この承認者もメンバーとして登録しておかないと承認者として機能しません。よってこの承認者はテストに参加するメンバーとして登録した人を入力しましょう。
また承認者の下に全ての承認担当者からの回答が必要とありますので、この承認者は複数名登録することも可能で、登録した全ての人の承認が必要な場合はこのスライドをオンにしましょう。
テストでは承認者を1名追加してみました。
入力できたら「送信」ボタンをクリックします。
送信すると画面下部に「承認要求を作成しています」→「承認要求が作成されました！」と表示されます。
これらが正しく表示されたら、承認者に指定した人のTeamsのアクティビティに承認申請が表示されます。
Teamsのアクティビティをクリックすると、承認要求の詳細画面が表示されます。
添付ファイルをクリックするとブラウザが起動し、SharePointのリストのフォーム画面が表示されます。
再割り当てをクリックすると承認者を変更する事ができます。
まずは初回テストということで、「承認」ボタンをクリックします。
承認者による処理が完了すると、申請者のTeamsのアクティビティに結果が通知されます。
そしてSharePointのリスト上の承認状態が承認済みに更新されます。
これがSharePointの承認付き出張申請テンプレートの基本動作です。
このテンプレートでは1名の承認で構わない業務であれば、ワークフロー処理が完成しているので、必要な入力項目を増やしたり不要な項目を減らすだけで使えるようになります。
ただSharePointのテンプレートは料金がドル表記になっているなど、所々が英語圏の作りにだったりするので、次回はリストの項目を修正しながらSharePointのリストの設計に関わる部分を解説したいと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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