前回の投稿ではSharePointのテンプレートである承認付き出張申請での制限を解説しました。
承認後の仮払処理を含めたワークフローを期待していた方には残念ですが、
承認付き出張申請では承認処理で業務フローが切れてしまうことは先に前の記事で解説したとおりです。
では承認後の業務をMicrosoft365のリストを使ったときにできることを考えてみましょう。
ここからは承認後のデータに仮払業務を組み込めないなら、
承認されたデータをどのように活用できるか？という視点で考えます。
別のリストで管理する手順を構築 |
SharePointリストには、”参照”というExcelのLookupに似たデータ連携ができる列項目があります。
この機能を使い仮払の消し込みは別のリストで管理する方法を３回に分けて解説します。
別のリストで管理するデータを整理
まず経理担当者が処理をしなければならないデータの条件を確認します。
対象となるデータは全ての出張申請ではなく、承認された仮払を要求しているデータです。
承認された仮払を要求しているデータというのは
承認の状況が”承認済”
仮払申請が”はい”
の状態のデータなので、
まずはこのデータを「承認付き出張申請リスト」で絞り込みます。
まずは承認月出張申請リストの画面右端にある「＋ビューの追加」をクリックします。
ビューの作成画面が表示されたらビュー名に”仮払一覧”と入力し、”これをパブリックビューにする”のチェックを外して「作成」ボタンをクリックします。
ビューが作成されたら画面右上の歯車アイコンをクリックし、”リストの設定”をクリックします。
リストの設定画面に切り替わったら画面を番下までスクロールし、ビュー項目から”仮払一覧を”をクリックします。
ビューの編集画面が表示されたら列の設定に表示された”ID”の”左からの並び順”を”１”に変更します。
続いて画面を”並び替え”まで下方へスクロールし、”最優先する列”を”ID”、降順でアイテムを表示するのラジオボタンをクリックします。
さらに画面を”フィルター”まで下方へスクロールし、”次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する：”のラジオボタンをクリックします。
続けてアイテムを表示する条件から”承認の状態”を選択し、”次の値に等しい”を選択。値に”３”と入力します。
さらに”AND”のラジオボタンをクリックし、列が次の条件のとき、アイテムを表示するで、”仮払金申請”を選択。
”次の値に等しい”を選択して、値に”はい”と入力します。
フィリターの設定が完了したら、画面を一番下までスクロールして「OK」ボタンをクリックします。
承認付き出張申請画面に戻ったら、”仮払一覧”ビューを選択します。
一覧には承認の状態が”承認済み”で、仮払金申請がチェック（はい）のデータだけ表示されていることが確認できます。
このビューに表示されたデータが仮払をしなければならないデータということになります。
これで承認付き出張申請で”承認済みの仮払データ”は、仮払一覧ビューに表示されるようになりました。
次回は仮払処理の消し込みをするためのリストを作成する手順を解説します。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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