Microsoft 365で承認ワークフローは作れる？構築後の保守まで考える判断ポイント

Microsoft 365に専用の承認ワークフローシステムが標準搭載されているわけではない

日本企業が「承認ワークフローシステム」と聞いてイメージするのは、一般に次のような機能を備えた仕組みではないでしょうか。

• 複数段階の承認
• 申請内容や金額に応じた承認ルートの分岐
• 所属部署や役職に応じた承認者の設定
• 差し戻し、再申請、代理承認
• 承認履歴や決裁記録の保存
• 最終決裁後のPDFなどの文書生成
• 組織変更や人事異動への対応

一方、Microsoft 365で提供される承認機能は、処理やアクションに対して確認や承認を求め、その結果に応じて次の処理を実行するための機能です。

承認依頼を作成し、承認または却下の回答を受け取り、その結果を後続処理につなげることはできます。しかし、それだけで企業向けの多段承認、決裁文書、組織マスター、代理承認、監査対応までを備えた完成済みワークフローシステムになるわけではありません。

Microsoft 365の組み合わせで「承認ワークフロー風」の仕組みは構築できる

Microsoft 365は、さまざまな業務に利用できる汎用ツールの集合体です。そのため、複数のサービスを組み合わせれば、独自の申請・承認システムを構築できます。

例えば、SharePointリストに申請データを保存し、Power Automateで承認依頼、通知、結果の記録を行う構成です。さらにPower Appsを加えれば、専用の入力画面や一覧画面を用意し、操作性や機能を充実させることもできます。

• SharePointリスト：申請内容、承認状態、履歴などの保存
• Power Automate：承認依頼、条件分岐、通知、データ更新
• Power Apps：申請・確認・管理のための独自画面
• Teams／Outlook：承認依頼や結果の通知

ただし、これは既製のワークフロー製品を設定するのではなく、Microsoft 365の各ツールを利用して独自システムを開発する行為です。

構築できることと、安定して運用できることは別の問題

Microsoft 365で承認ワークフローを構築する場合、構築時の要件だけでなく、運用開始後に発生する変更も考慮する必要があります。

• 人事異動によって承認者が変わる
• 組織改編によって部署や役職が変わる
• 申請金額や条件によって承認ルートを変えたくなる
• 代理承認や不在時対応が必要になる
• 申請書の項目や決裁文書の形式が変わる
• Microsoft 365のアップデートによって画面や機能が変更される
• コネクタ、認証方式、アクションなどの変更に対応する必要が生じる

変更内容によっては、Power Automateのフロー、Power Appsの画面、SharePointリストの列や権限などを修正し、再度テストしなければなりません。

独自に構築した仕組みである以上、導入後も継続的にメンテナンスする責任は、利用する企業側に残ります。

クラウド型ワークフロー製品の利用料にはメンテナンスも含まれている

Microsoft 365以外のクラウド型承認ワークフローシステムは、多くの場合サブスクリプション型で提供されます。そのため、毎月または毎年の利用料金が発生します。

この費用をMicrosoft 365による自社開発と比較すると、専用製品の方が高く見えることがあります。しかし、サブスクリプション料金は単なるシステム利用料ではありません。

一般にクラウドサービスの提供事業者は、サービスを継続して提供するため、次のような業務を行います。

• サービス基盤の維持
• 障害や不具合への対応
• 機能の改善や修正
• セキュリティ対策
• 法令や外部環境の変化への対応
• 利用者や管理者へのサポート

つまり、サブスクリプション料金には、製品を利用し続けるためのメンテナンス費用も含まれています。

自社開発は「ランニングコストゼロ」ではない

Microsoft 365の既存ライセンスを利用して自社で承認ワークフローを構築すると、「追加の利用料金がかからない」「一度作ればランニングコストは発生しない」と考えやすくなります。

しかし、実際には費用がなくなるわけではありません。費用の見え方が変わるだけです。

トラブルや変更が発生すれば、原因を調査し、影響範囲を確認し、修正し、テストし、本番環境へ反映する必要があります。その作業を社内担当者が行えば、人件費が発生しています。

特に注意が必要なのは、構築内容を理解している担当者が異動または退職した場合です。

• 後任担当者の確保
• システム構成や業務ルールの調査
• 設計内容と変更履歴の引き継ぎ
• Power Platformを扱える人材の育成
• 専門業者への調査・改修依頼
• 復旧までの業務停滞

必要な人材をすぐに確保できなければ、問題の解決までに多くの時間とコストがかかります。承認や決裁が止まれば、単なるITトラブルではなく、事業上の問題にもつながります。

サブスクリプションで平準化するか、問題発生時に対応するか

専用ワークフロー製品とMicrosoft 365による自社開発を比較する際は、初期費用や月額利用料だけで判断してはいけません。

考え方の違いは、次のように整理できます。

言い換えれば、保守コストをサブスクリプションとして分割して負担するか、問題が発生したときに人材と予算を確保して対処するかという違いです。

どちらが正解ということではありません。自社の要件、体制、予算、リスクに対する考え方によって選択は変わります。

Microsoft 365だけで実現したい要件も尊重されるべき

一方で、「Microsoft 365以外のシステムを増やしたくない」という要件が重要な企業もあります。

• 利用するクラウドサービスをMicrosoft 365へ集約したい
• 社員に新しいシステムを覚えさせたくない
• TeamsやSharePointと密接に連携したい
• 専用製品では対応できない独自業務がある
• Microsoft 365のデータや権限を活用したい

この要件を優先するのであれば、前述した保守リスクを理解し、許容した上で、Microsoft 365による承認ワークフローシステムを構築する選択は可能です。

重要なのは、「Microsoft 365なら安く簡単に作れる」という理由だけで選ぶのではなく、独自システムとして継続的に維持する体制まで含めて判断することです。

自社運用を選ぶなら、保守体制まで設計する

Microsoft 365で本格的な承認ワークフローシステムを構築する場合は、少なくとも次の項目を事前に決めておく必要があります。

• システムの所有者と管理責任者
• 承認者や承認ルートを変更する手順
• 組織変更や人事異動時の更新方法
• 変更前の確認とテスト方法
• エラーや停止を検知する方法
• 障害発生時の問い合わせ先
• 設計書、設定情報、変更履歴の保管方法
• 担当者の異動・退職に備えた引き継ぎ方法
• Microsoft 365の仕様変更を確認する体制

これらが決まっていなければ、システムが稼働している間は問題が見えなくても、変更やトラブルが発生した段階で一気に負担が表面化します。

「構築だけで終わらせない」ことが重要

IT人材の確保は、今後ますます難しくなることが予想されます。問題が起きてから、構築内容を理解できる人材や専門業者を探しても、すぐに対応できるとは限りません。

承認ワークフローは、申請や決裁という日常業務を支える仕組みです。そのため、止まったときの影響も小さくありません。

Microsoft 365によるワークフロー構築と保守をご支援します

bitgateでは、Microsoft 365を利用した申請・承認業務について、単にPower Automateのフローを作るだけではなく、業務整理、構成検討、運用設計、構築後の保守までを含めてご支援します。

• 現在の申請書と承認ルートの整理
• 専用ワークフロー製品との比較検討
• SharePoint、Power Automate、Power Appsを使った構築
• 組織変更や人事異動を考慮した設計
• 設計書、運用手順、変更履歴の整備
• Microsoft 365の仕様変更に伴う確認と改修
• トラブル発生時の調査と復旧支援

Microsoft 365だけで承認ワークフローを実現したい場合でも、継続的なメンテナンスを弊社へお任せいただくことで、社内担当者へ負担や技術を集中させない運用を検討できます。

「Microsoft 365でどこまで実現できるのか」「専用製品とどちらが適切なのか」「構築後の保守をどうすればよいのか」とお悩みの場合は、要件と運用体制の整理からご相談ください。