PPAP対策にOneDriveの共有機能が使える｜追加費用不要で今すぐできる方法

Microsoft 365 活用・セキュリティメモ

パスワード付きZIPファイルをメールで送り、別メールでパスワードを送る――いわゆる「PPAP」と呼ばれるこの慣行、御社ではまだ続いていませんか？実はMicrosoft365を導入済みであれば、追加費用ゼロでPPAP対策ができます。

PPAPとは何か、なぜ問題なのか

PPAPとは、メールでファイルを送る際に以下の手順を踏む慣行のことです。

この方法は長年「セキュリティ対策」として広く使われてきました。しかし実態はほぼ無意味なセキュリティ対策です。

パスワード付きZIPと解答メールを同じ経路（メール）で送っているため、メールが盗聴された場合は両方が漏洩します。また多くのセキュリティソフトはZIPファイルの中身をスキャンできないため、マルウェアの温床になりやすいという問題もあります。

2020年に平井デジタル大臣（当時）がPPAP廃止を宣言して以降、政府機関・大企業を中心にPPAP廃止の動きが加速しています。しかし中小企業では今もPPAPが使われているケースが多いのが現実です。

PPAP対策として、メールサーバーやメールサービスと連携した専用ツールが複数提供されています。これらは社内のメール環境と統合でき、管理が一元化できる点が優れています。

ただしメールアドレス数に応じた月額費用が発生します。社員が増えるほどコストが上がるため、人数の多い企業ほど費用負担が重くなります。

実はMicrosoft365のBusiness StandardまたはBusiness Premiumを契約している企業であれば、OneDriveの共有機能を使うだけでPPAP対策が実現できます。追加費用は一切不要です。

ZIPファイルを作る必要も、パスワードを別メールで送る必要もありません。

専用ツールの方が統合管理・利便性は優れています。ただしコストをかけずに今すぐPPAPをやめたいという企業には、OneDriveの共有機能が現実的な選択肢です。

行政機関・自治体・金融機関など、デジタル化への対応が遅れている組織では、セキュリティ機器がOneDriveのリンクをブロックしているケースがあります。

実際にbitgateで最近経験した事例をご紹介します。

賃金台帳などの個人情報を含む書類をハローワークに提出する際、OneDriveの共有リンクで送付したところ「リンクが開けない」と連絡が来ました。ハローワーク側でセキュアに添付ファイルを受け取る仕組みが整っておらず、結果として「紙を持参するか、PPAPで対応するしかない」という状況になりました。

賃金台帳は立派な個人情報です。行政機関こそセキュアなデータ授受の仕組みを整えてほしいと感じた出来事でした。

注意:
送付先の環境によってはOneDriveリンクが使えない場合があります。初めて共有リンクを送る相手には、事前に確認するか、開けなかった場合の代替手段を用意しておくことをお勧めします。

結論:
Microsoft365を導入しているならOneDriveの共有機能を使わないと損です。追加費用ゼロで今すぐPPAP対策ができます。まずは社内の1部門から試してみてください。

Microsoft365を導入しているのにOneDriveを活用できていない企業様は、ぜひbitgateにご相談ください。OneDriveの活用方法から社内ルールの整備まで、伴走支援します。

bitgateがサポートします:
bitgateでは、中小企業向けにMicrosoft365の導入から日常の運用サポートまで伴走支援しています。初回のご相談は無料です。お気軽にお問い合わせください。