情報セキュリティ・Microsoft365活用メモ
メールが見積・受注・発注の中心になっている会社なら、メールは「サーバーに付いてくるおまけ」ではなく、止まると仕事が止まる業務インフラです。ホームページ用の共用サーバーのメールをそのまま使っている場合は、自社に原因がなくても数日単位で送れなくなることがあります。実際にあった相談をもとに、メール環境の選び方を整理します。
「取引先にメールが送れない」原因は自社の外にあった
先日、お客様から「取引先にメールが送れない」という相談がありました。PCやメールソフトの設定を疑いましたが、返ってきたエラーメールを確認すると、利用しているホスティングサービスの送信サーバーが、迷惑メールの送信元を判定する外部のブラックリストに登録され、受信側から拒否されていると考えられる状況でした。
契約は共用サーバーで、送信に使うIPアドレスなどを複数の契約者で共有する環境でした。こうした環境では、自社が迷惑メールを送っていなくても、共有する送信環境の評価が下がれば自社のメールも届きにくくなる可能性があります。ホスティング会社からは、解除まで5〜7日程度かかる可能性があると案内されました。
メールが止まると、受注や顧客対応が止まる
このお客様は、メールが届かない取引先に電話やFAXで連絡し、事情を個別に説明することになりました。普段はメール1通で済む「見積書を送る」「発注内容を確認する」「納期を回答する」の一つひとつに、別の手段が必要になります。
少人数の会社ほど、代わりに対応できる社員や専任のIT担当者がいません。得意先との連絡を1人の営業担当者が担っていれば、その人のメールが止まるだけで受注に影響します。考えるべきは会社の規模ではなく、「メールが止まったら自社の仕事にどれだけ影響するか」です。
ホームページとメールは、分けて考えてよい
「ホームページのサーバーを契約したらメールアドレスも付いてきた」という会社は多くあります。管理が分かりやすく料金も抑えられますが、ホームページとメールでは会社にとっての役割が違います。メールが受注の中心なら、「ホームページはホスティング、業務メールはMicrosoft 365のExchange Online」と用途で分ける選択肢があります。
| 確認したい点 | ホームページ付属の共用サーバーのメール | Exchange Online（Microsoft 365） |
|---|---|---|
| 送信元の評価の守り方 | 契約内容による。共有環境では他の契約者の影響を受けることがある | 送信メールの迷惑メール判定があり、迷惑メールと判定された送信は別の配信経路に分けて、通常の送信元の評価を守る仕組みがある |
| アカウントの管理 | メールアドレス単位の管理が中心 | 社員のアカウントとして会社で管理でき、退職者もすぐ停止できる |
| 多要素認証 | サービスによって異なる | 標準で利用できる |
| 迷惑メール・フィッシング対策 | サービスによって異なる | Exchange Online Protectionによる迷惑メール・マルウェア対策が含まれる |
Exchange Onlineなら絶対に届く、ではない
Exchange Onlineに移しても、すべてのメールが必ず相手に届くわけではありません。届くかどうかには、自社ドメインのSPF・DKIM・DMARCの設定、本文や添付ファイル、相手側の迷惑メール対策なども関わります。Microsoftも、自社ドメインで送るメールにはSPF・DKIM・DMARCの3つを設定するよう案内しています。移行するときは、メールボックスの引っ越しだけでなく、ドメインの設定まで一緒に見直すことが欠かせません。
bitgateとしてはこう推奨します
メールが見積・受注・顧客対応の中心になっている会社には、業務メールをExchange Onlineに移し、ホームページのサーバーとは分けることを推奨します。WordやExcel、Teamsだけでなく、会社の連絡の土台をどこに置くかも、Microsoft 365を選ぶ理由の一つです。そのうえで、移行時にSPF・DKIM・DMARCを正しく設定し、アカウントと多要素認証を会社で管理する形にそろえてください。まずは次の点を確認しましょう。
- 「明日から5日間メールが送れない」としたら、仕事を続けられるか
- 今のメールは、ホームページと同じ共用サーバーで動いていないか
- 障害のとき、誰が・どこまで対応できるか分かっているか
- 退職者のメールをすぐ止められるか、多要素認証を使えるか
- 自社ドメインのSPF・DKIM・DMARCが設定されているか
今のメール環境の確認から、Exchange Onlineへの移行、SPF・DKIM・DMARCの設定、アカウント管理のルールづくりまでご支援します。初回1時間の相談は無料です。