Microsoft365活用・情報セキュリティメモ
「SharePointやOneDriveの共有リンクを、取引先にそのまま送っている」――多くの企業で当たり前に行われている光景ですが、その共有リンクが誰でもアクセスできる状態になっていないか、確認したことはありますか。
SharePointは使い始めるまでのハードルが低い分、既定（デフォルト）の共有設定のまま運用しているケースが少なくありません。設定を見直さないまま社歴を重ねると、退職者や取引終了先が今もファイルにアクセスできる、といった状態が静かに積み上がっていきます。前回の記事でお伝えした「セキュリティはツールより土台から」の実践編として、今回はSharePointの共有設定を具体的にどう見直せばよいかをまとめます。
ポイント1：組織全体の既定共有レベルを確認する
Microsoft365管理センターの「SharePoint」設定には、組織全体としての既定の共有範囲（「だれでも」「新規および既存のゲスト」「既存のゲストのみ」「組織内のみ」）を指定する項目があります。多くの環境では初期値が広めに設定されているため、まずは自社の運用実態に合わせて絞り込むことが最初の一歩です。取引先とのやり取りが多い部署とそうでない部署が混在する場合は、サイトコレクション単位で共有レベルを分ける運用も検討してください。
ポイント2：「リンクを知っている全員」共有をやめる
ファイルやフォルダを共有する際に選べる「リンクを知っている全員が編集可能」という設定は、手軽な反面、リンクが転送されるたびにアクセス範囲が広がっていくリスクを抱えています。可能な限り「特定のユーザーを指定」する共有に切り替え、やむを得ず匿名リンクを使う場合も、有効期限とパスワードを必ず設定する運用にしましょう。特に見積書や契約書など、社外秘性の高いファイルほど徹底したいポイントです。
ポイント3：既存の共有リンクを定期的に棚卸しする
設定を見直しても、過去に発行済みの共有リンクはそのまま有効なことがほとんどです。SharePoint管理センターやOneDrive管理画面から、共有中のファイル・フォルダの一覧を定期的（半期に一度程度）に確認し、不要になったリンクを無効化する棚卸しの習慣をつけましょう。退職者・契約終了先へのアクセス権が残っていないかも、あわせてチェックしておきたいところです。
まずは現状把握から
3つのポイントに共通するのは、「今どうなっているかを把握する」ことがすべての出発点だという点です。SharePointの共有設定は一度整えれば終わりではなく、組織の変化にあわせて定期的に見直す運用が欠かせません。自社だけでの棚卸しが難しい場合は、現状の設定確認から一緒に進めることもできますので、気になる方はお気軽にご相談ください。