業務改善活動において、ミーティング内で見つかった課題の解決策を話し合うことがよくあると思います。
話し合いでは、すぐに解決手法に議論が集中しがちで、結果的に「誰がやる？」という議論で話がまとまらず先送りになっていないでしょうか？
日本の会社員は総合職採用のため、専門性が低いことから露出した課題をみんなで押し付けあってしまいこのようなことが起こります。
欧米のワーカーは課題が露出した際に、自分の専門領域を生かした課題に対するアクティビティを提案します。
提案したアクティビティがジョブとして認められると、それを実行し成果をレビューし会社で評価されるので、ジョブ型の雇用が成立します。
では課題整理の際にどのようにすればよいでしょうか？
聞いたことがある方も多いかと思いますが、5W1Hによる課題分解です。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのようにして）
例として「社内稟議システムをペーパーレス化しよう！」という話し合いがあった際の5W1Hは
When（いつ）・・・〇〇年度上期中に
Where（どこで）・・・まずは本社地区で
Who（誰が）・・・総務部門が
What（何を）・・・紙を使用している稟議書類を
Why（なぜ）・・・全社DX活動のタスクとして
How(どのようにして）・・・クラウドサービスを利用して推進する
と分解したとします。
これらをつなげれば
「社内稟議システムをペーパーレス化するにあたり、
〇〇年度上期中に、まずは本社地区で総務部門が紙で使用している稟議書を全社DX活動のタスクとして、
クラウドサービスを活用したシステムに移行するタスクを推進します。」
という文章が成り立ちます。
このように、漠然とした話し合いで抽出された課題は、ミーティングの進行役が5W1Hで議論することで実行宣言レベルに組み上げることができるようになります。
冒頭に記載した課題に対する対処を先に協議してしまうのは仕方ないことですが、対処法はHowにあたる部分なので、Howが決まったのなら5Wについても話し合うことで納期や役割が明確になり。ミーティング参加メンバーへの役割分担もしやすくなります。
言い出しっぺが責任を取らされるような風潮を払拭するためにも、日頃から5W1Hを意識して活動してみてください。