「探すのに困った文書（または情報）はありますか？」
大手企業は業務プロセスが細分化されていて、ひとりが担当する業務の種類は少なく専門的で、中小企業では人員不足により一人で何でもこなす「何でも屋さん」が多く見受けられます。
これは日本特有ともいわれる「メンバーシップ型」の働き方が起因しているとも言えます。
また欧米を中心とした海外では仕事や役割が決まっている「ジョブ型」がベースになっているので、先に述べた「何でも屋さん」は少ない傾向です。
ジョブ型は専門性が高いため、常に仕事の手順（プロセス）の効率化をしているので、自ずと生産性が良くなり労働時間も抑えることができるのです。
逆に「メンバーシップ型」の働き方では、手順が多いことに気付かず、慣習や慣例的に業務をこなしてしまうことが多く、行改善の声が上がりにくい環境になってしまいがちです。
そんな慣習や慣例にとらわれがちな職場でぜひ聞いてみてほしい一言
「探すのに困った文書（情報）はありますか？」
を聞いてください。
同じ職場内でも人によって情報を得るための手順が異なっていたり、知らなかったりすることが共有できます。
「探すに困る」というのは「時間がかかる」ということ
生産性を下げる要因なので、このひとつの質問から問題を見つけることができれば、大きな業務改善につながる可能性があります。
基幹システムや業務システム、情報システムなど何か新しいシステムの導入を検討されているのであれば、まずはそのシステムを利用するユーザーに「探すのに困る」の質問をしてみてください。