「新しいOfficeが使えますよ」と言われて契約したけど・・・
パソコンのOfficeライセンスが切れるタイミングで、販売店やシステムベンダーから「どうせならMicrosoft365にしませんか」と勧められた経験はありませんか。
月額料金を払えばWordやExcelが最新版で使い続けられる。それだけでも十分と思って契約した方がほとんどだと思います。
ところがその後、ベンダーからは何の説明もない。請求書だけが毎月届いて、気づけば何年も「Microsoft365」という名の「Officeサブスク」として使い続けている――これが中小企業の現実です。
Microsoft365はOfficeではない
正確に言うと、Microsoft365はOffice（Word・Excel・PowerPoint・Outlook）を含む、もっと大きなプラットフォームです。
月額料金の中には、以下のサービスがすべて含まれています。
コミュニケーション系
- Teams — チャット・Web会議・ファイル共有を一元化
- Exchange Online — メールサーバー（Outlookの裏側）
ファイル管理系
- SharePoint — 社内ポータル・ファイル共有・業務アプリ作成
- OneDrive — 個人のクラウドストレージ（1TB）
セキュリティ系
- Entra ID（旧Azure AD） — 社員のID・アクセス権を一元管理
- Intune — パソコン・スマートフォンをリモート管理
自動化系
- Power Automate — 定型業務を自動化
- Power Apps — ノーコードで業務アプリを作成
これらが月額1,500円〜2,600円程度（Business Standardの場合）の中に入っています。Officeだけ使っているのは、定食を頼んでごはんしか食べていないようなものです。
なぜベンダーは教えてくれなかったのか
理由はシンプルです。ベンダーは、ライセンス契約数を獲得するための販売しており、お客様がMicrosoft365を使いこなすことは気にしていないからです。
ライセンスを販売すれば毎月手数料が入ります。それ以上のことをするには追加の工数がかかります。しかし多くのベンダーはMicrosoft365の設定・活用支援を専門としていないため、「Officeが使えれば問題ない」という説明で終わってしまうのです。
Office以外を使うと何が変わるか
実際にbitgateが支援した企業の例をご紹介します。
情報通信業・150名の場合 電話・メールでの連絡が主流で情報が属人化していました。Teamsを社内連絡のメインに、メールを社外連絡専用に使い分けるルールを整備。SharePointでファイルを一元管理したことで、「あのファイルどこ？」という問い合わせが減り、属人化も解消できました。
製造業・350名の場合 部門ごとにバラバラだったファイル管理をSharePointに集約。Entra IDでアクセス権を整備したことで、情報セキュリティ対策と利便性を両立できました。
まず何から始めればいいか
すべてを一度に使いこなす必要はありません。bitgateがお勧めする順番はこの3ステップです。
ステップ1：Teamsを社内連絡のメインにする メールとTeamsが混在している状態を整理し、社内はTeams・社外はメールと使い分けるルールを決めます。これだけで情報の見落としや連絡漏れが大幅に減ります。
ステップ2：OneDrive・SharePointでファイルを共有する ローカルに保存していたファイルをクラウドに移行します。どこからでもアクセスでき、バックアップにもなります。
ステップ3：現場の使い方を定着させる ツールを入れるだけでは使われません。社員が自然に使いこなせるまでルール整備・研修・フォローが必要です。ここが最も重要で、最も難しいステップです。
「入れた」で終わらせない、bitgateの伴走支援
Microsoft365はツールを導入するだけでは何も変わりません。現場に定着させてはじめて投資が活きます。
bitgateでは、Office以外の機能を御社の業務に合わせて設計し、社員が自然に使いこなせるまで伴走支援します。まずは現状の使われ方を無料で診断しますので、お気軽にご相談ください。