Microsoft365 利活用支援サービス
Microsoft365 Business Standardとは？
Excel、Word、PowerPointなどのOfficeアプリケーションと、Outlook、Teamsなどのコミュニケーションアプリ、OneDriveやSharePointなどの情報共有アプリを、2024年2月現在で1,560円/ユーザーで利用できるライセンスです。
マイクロソフトのOfficeアプリ販売の見直しにともない、中小企業が買取型のOfficeからMicrosoft365 Business Standardへの乗り換えが増えています。しかし、Business StandardにはOfficeアプリ以外に多くのアプリが含まれており、多くの企業でSharePointが使われていません。
御社はSharePointを活用されてますか？
SharePointは、ページ、ファイル共有やリスト共有などを会社内で共有するための専用ホームページを作れるアプリです。インターネット上に会社を宣伝するために作成するホームページとは違い、社員に共有するための様々な情報を登録することができ、パソコンだけでなく許可されたスマホやタブレットからもアクセスすることで、テレワークやリモートワーク時の情報交換サイトとして機能し、グループウェアや社内ポータルサイトと呼ぶこともあります。
社内にグループウェアやポータルサイトが無く、メールや電話での情報共有が多いのであれば、全社共通の情報共有ポータルサイトをSharePointで立上げるのがおすすめです。
情報共有ポータルがあると
- 問い合わせ業務が軽減される
- 属人化が軽減される
- 会社に戻って確認する時間を削減
などの効果が得られます。
PowerPlatformってなに？
Power Platformは、Microsoft365にある各アプリケーションを、PowerApps、PowerAutomate、PowerBIなどのツールでつなぎ合わせて、自動化やオリジナルの業務ツールを作成できる「ローコード型の開発ツール」です。
Excelのマクロで業務ツールを作成している企業は多いと思いますが、Excelで作れるツールは単独業務のものになりがちです。基本的に業務にはインプットとアウトプットがあり、結果を何処かへ繋いでいるものです。
DXで推奨されているのは業務と流れるデータが連動することです。
Power Platformでは個々のデータを連携させるためのAutomateや入力インタフェースを標準化するAppsなどを使うことで、デジタル化からDXへ進化させることが可能です。
Microsoft 365 利活用支援サービスについて
bitgateではMicrosoft365の導入支援はもちろんのこと、他のベンダーから導入されたMicrosoft365の利活用促進支援するサービスを提供しています。
SharePointでサイトを立上げ、全社共通の情報ポータルを作成します。
就業規則などの規定集や申請業務の雛形ファイルの公開。
全社イベントの予定や全社員への周知事項を掲載することで、情報発信や問い合わせの多い、総務や管理部門は煩雑になりやすい情報伝達を標準化でき、「ちょっといいですか？」という質問から開放されます。
また、ドキュメントライブラリでは共有するファイルを常に最新版に保つことができ、古いファイルを利用されてしまうことによる歩留まりを軽減できます。
業務アプリ作成
Excelファイルの共有だと間違ってデータを加工されてしまったり、削除されてしまったりといったことが起こってしまいますが、Power Appsで作成で入力や編集を制限することでデータの信頼性が向上。
データの作成や更新をきっかけに、担当者へ通知するなど、業務推進に連動性が生まれます。
またこれらの業務アプリはパソコンだけでなく、スマートフォン用の入力画面も作成できるので、社外でも利用することが可能となり生産性向上ももたらしてくれます。
更に業務アプリの入口をSharePointにするのがおすすめです。
専用ドメイン移行支援
自社ドメインをお持ちで、Officeアプリからの切替時にBusiness standardを契約されているのに、電子メールでonmicrosoft.comを利用されている場合は、Microsoft365を自社ドメインで利用することをご検討ください。
Business standardではExchangeを利用することで、自社ドメインでのメールの送受信が可能となり、ブラウザやスマホアプリのOutlookが使える様になるので、テレワークやリモートワークでの活用が進みます。
また、ローコード開発システムの導入のコストでお悩みであれば
近年、Microsoft365以外にkintoneなどのローコード開発システムを導入する企業も増えました。
ローコード開発システムは簡単に開発できることが最大の特徴ですが、Microsoft365と同じ様に利用者数のライセンス料金がかかります。
また作成しようとしているアプリが費用対効果を生むことが見込まれていれば問題ないのですが、さほど効果もない業務システムの運用にランニングコストが発生してしまうと、その業務をするためだけにコストは掛かり続けます。
本当に軽微な業務しすてむであれば、Power Platformで作成することで、Microsoft365のランニングコストだけで使い続けることが可能です。
まずはお話をお聞きいたします
Microsoft365を導入したけど、導入業者のフォローアップに不満がある、Microsoft365の利活用ができていないので検討してみたい、などであれば、まずはオンラインで状況を教えてください。
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